Lange Dokumente als pdf im Browser

pdf im Browser

Haben Sie schon mal ein 20- oder 30-seitiges pdf nach bestimmten Inhalten durchsucht? Da kann man schon manchmal verärgert sein, weil das Durchforsten eines solchen Dokumentes häufig ausgesprochen unbequem ist. Das muss nicht so sein. Richtig vorbereitet und richtig im Browser angezeigt können Sie auf ein Inhalts­ver­zeich­nis mit Links auf die entsprechenden Seiten und eine Suchfunktion zugreifen.

Das pdf-Format (portable document format), das überall lesbar und einsetzbar ist, ist aus dem Netz (oder auch im Mailaustausch) nicht mehr wegzudenken. Und pdf ist immer die bessere Wahl als ein Word-Dokument oder sonstiges Textverarbeitungsdokument, das ja nicht unbedingt jeder lesen können muss oder das nicht korrekt dargestellt wird, weil die notwendige Software nicht installiert ist.

Was nun gilt es zu beachten, wenn man ein pdf bereitstellen will? Dazu nachfolgende Infos:

1. Das Textdokument richtig vorbereiten

Meist werden solche Dokumente in Word angelegt (oder auch in professionellen Layoutprogrammen). Und immer gilt: Ohne eine sinnvolle und durchgängige strukturierte Auszeichnung mit Überschriften verschiedener Ebenen erreichen wir kein optimales Ergebnis.

Grundsätzlich gilt daher für das Arbeiten mit word & Co.: Überschriften in den Textverarbeitungsprogrammen immer als Überschrift zuweisen und nicht nur über Textgröße, Farbe und andere Formatierungen "aufhübschen". Eine Standardschrift, die man händisch umformatiert und wie eine Überschrift aussehen lässt, ist noch lange keine. Sie hat sich nur künstlich aufgeplustert, verkleidet sozusagen, ist aber innerlich immer noch ein einfacher Text. Bei der Umwandlung in ein pdf werden nur wirkliche Überschriften als solche erkannt. Und diese haben den Vorteil, dass man sie in einem Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen und per Mausklick ruck-zuck dorthin navigieren kann. So wird das Durchforsten des pdf zu einem Kinderspiel.

Hier können Sie das an zwei Beispielen vergleichen. Variante 1 sieht optisch genauso aus wie Variante 2. Dennoch sind sie in der Struktur ganz unterschiedlich. Variante 2 hat echte Überschriften, Variante 1 nicht. Der Screenshot der beiden pdf weist keinen Unterschied auf, wohl aber das Handling im pdf selbst - sofern die Lesesoftware das kann. Allgemein gesagt haben neuere Browser bis auf den Edge aus windows 10 alle ein Feature, um Inhaltsübersichten anzuzeigen. Der kostenlose Adobe-Reader kann das ebenso. Dazu muss man ggfs. ein paar Einstellungen im Browser vornehmen. Doch dazu ein andermal.

Variante 1 ansehen - ohne Überschriften
Bei dem Dokument ohne strukturelle Überschriften prangt in der Navigationsleiste nur ein weißes Loch - oder der Navigations-/Lesezeichenbereich wird je nach Software oder Browser gar nicht erst angezeigt.

Ansicht ohne Navigatio

Variante 2 ansehen - mit Überschriften
So sieht das mit dem Adobe-Reader bei aktivierter Seitenleiste aus.
Übrigens: auch im Textverarbeitungsprogramm profitieren Sie von dieser Arbeitsweise, denn auch dort kann man sich unter Ansicht einen Navigationsbereich anzeigen lassen.

Ansicht mit Navigation

Der Vorteil beim Navigieren in langen Dokumenten liegt auf der Hand.

2. Das Textdokument in pdf konvertieren

Dazu kann man direkt ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, eine Software von Adobe oder auch eine andere (auch kostenlose) Software, mit der sich pdf erstellen lassen.

Textverarbeitungsprogramme

  • Seit word/office 2007 lässt sich direkt aus dem Programm heraus eine Datei in pdf konvertieren. Dazu wählt man im Menüband Datei- und dann Speichern unter. Dort können Sie bei Dateityp das Dropdown-Feld aufklappen und wählen dort pdf aus. Dann sucht man den Ordner aus, in den gespeichert werden soll - fertig.
  • Für alte word Versionen (word 97 - 2003) muss man ein separates Programm bemühen (sieh unten).
  • Open Office oder Libre Office
    In beiden lässt sich das Textdokument direkt aus dem Programm heraus konvertieren - und zwar
    • über den Menüpunkt Datei > exportieren und bei Dateityp ebenfalls pdf auswählen (das ist ganz analog zu word) oder
    • direkt bei Datei > als pdf exportieren
    • oder über das pdf Icon  in der Werkzeugleiste oben 

Separate Programme

  • freePDF (kostenlos) - Das Projekt wird Ende Juni 2017 eingestellt und nicht weiterentwickelt, funktioniert aber immer noch und generiert oft kleinere und damit platzsparendere Dateien als manche seiner Pendants.
  • pdfCreator (kostenlos) - ebenfalls mit umfangreichen Features und ausführlichen Anleitungen und Beispielen.
  • pdf24 (kostenlos) - erstellt aus einer Vielzahl an Dokumententypen pdf, mit ausführlicher Installationsanleitung und verschiedenen Download-Varianten.
  • pdf24 bietet auch einen kostenlosen online Converter an, mit dem sich zahlreiche Text-und Bildformate in pdf umwandeln lassen. Dateien hochladen und das fertige pdf downloaden oder per Mail zusenden lassen. Eine Registrierung ist nicht notwendig.
  • Bei Adobe gibt es kostenpflichtige Jahresabonnements - je nach Leistungsumfang zwischen ca. 5 (Lightversion) und ca. 18 Euro (mit vollem Funktionsumfang) jährlich.

Ein separates Programm ist auch dann sinnvoll, wenn Sie häufiger Grafiken/ Scans in pdf umwandeln müssen und das nicht nur für Texte benötigen.

3. Die Anzeige im Browser

Wir können dem Browser mitteilen, wie er die pdf-Dateien darstellen soll. Die Möglichkeiten dafür hängen von Art und Alter des Browsers ab - und davon, was man bevorzugt.
» folgt demnächst.

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